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Case Study: Wie wir den Prozess zur Bewertung von Investitionen im Konzern standardisiert haben

15.12.2009

 „Zwei Jahre nach der Implementierung des Programms Invest for Excel sind wir überzeugt, dass wir eine perfekte Wahl in Sachen Standardisierung des Investitionsprozesses innerhalb des gesamten Unternehmens getroffen haben."
Investment Team KGHM, November 2009 

Case Study: Wie wir den Prozess zur Bewertung von Investitionen im Konzern standardisiert haben

Zum Unternehmen

KGHM Polish Copper SA ist ein Unternehmen von strategischer Bedeutung für die Wirtschaft in Polen. KGHM plant für das Jahr 2009 ein Ergebnis nach Steuern von 1,9 Mrd. PLN bei einem Umsatz von 9 Mrd. PLN. KGHM ist die Nr. 9 unter den Kupferproduzenten weltweit, unter den Silberproduzenten gilt das Unternehmen als die Nr. 3. Das Unternehmen verkörpert eine lange Tradition und ist reich an Erfahrungen und Leistungen.

KGHM beschäftigt mehr als 28.000 Mitarbeiter. Die KGHM Gruppe ist damit der bedeutendste Arbeitgeber in der Region Niederschlesien. Kerngeschäft ist die Förderung von Kupfererz, die Kupferproduktion, die Produktion von Edelmetallen und von anderen Nichteisen-Metallen.

Mit Umsetzung der langfristigen Entwicklungsstrategie wird KGHM ein wichtiger, global aufgestellter Kupferproduzent werden und die jährliche Kupferproduktion auf annähernd 700.000 Tonnen steigern. Es ist geplant, über die nächsten zehn Jahre eine Summe von ca. 19,8 Mrd. PLN in neue Projekte zu investieren. Die Strategie für den Zeitraum 2009-2018 basiert auf fünf Säulen:

• Verbesserung der Produktivität mit dem konkreten Ziel, die Steigerungen der Stückkosten abzufangen,
• Entwicklung der Rohstoffvorkommen
• Diversifizierung der Geschäftsfelder, genauer: Investitionen in der Telekom-Industrie, schrittweiser Aufbau der Geschäfte mit der Energiewirtschaft
• Stärkung des regionalen Supports
• Entwicklung der organisatorischen Schlagkraft.

In dieser Case Study geben wir einen Überblick über den Prozess der Beurteilung von Investitionen innerhalb der KGHM-Gruppe. Ferner gehen wir darauf ein, wie wir diesen Managementprozess optimiert und neu gestaltet haben.

Typische Investitionsprojekte

KGHM verfügt über eigene Lagerstätten von Kupfererz sowie über eine integrierte Weiter­verarbeitung. Das Unternehmen besitzt drei Kupferminen, drei Kupferhütten sowie Werke und Niederlassungen zur Unterstützung der Kernaktivitäten. Die Investitionsplanung im Unternehmen liefert die Grundlage für alle strategischen Entscheidungen.

Um den Trend steigender Kosten umzukehren sind wir permanent gefordert, nach Lösungen zu suchen, welche die Effizienz in der Produktion verbessern. Die Aufgabe der Investitions­abteilungen im Unternehmen ist es, Wirtschaftlichkeitsbeurteilungen für unterschiedliche Bereiche durchzuführen, z.B. Investitionen in neue Technologien (dies schließt die Ausrüstung für den Abbau von Erz und die Errichtung einer neuen Hütte ein), Modernisierung der bestehenden Infrastruktur (mit Intensivierung des Ersatzes des Abbaugerätes), Optimierung des Produktionsprozess und der Organisation. Wie kann dieses weite Feld von Aufgaben der Investitionsplanung in einen effektiven Prozess gefasst werden? 

Tabellenblätter waren keine ideale Lösung

 Über viele Jahre hat das Unternehmen seine Investitionsrechnungen in einer eigenen Tabellenkalkulation (nach der UNIDO Methodik) durchgeführt. Es gab kein offizielles Template, die Investitionsrechnungen basierten auf einer gewohnheitsmäßigen Praxis, die sich über viele Jahre entwickelt hatte.

Die Tabellenblätter ließen es zu, dass die Nutzer an vielen Stellen Eingaben tätigen konnten - dies machte es Dritten sehr schwer, die Berechnungen nachzuvollziehen, was eine Verzögerung der Beurteilung und der Entscheidungen auf der Managementebene zur Folge hatte. Nachdem die Projekte größer und zahlreicher wurden, waren auch die Wirtschaflichkeitsrechnungen für unterschiedliche Szenarien und deren Beurteilung zu einer immer größeren Herausforderung geworden, zumal mehrere Mitarbeiter in die Erstellung der Berechnungen involviert waren. Trotz der Festlegung auf ein Template gab es eine Vielzahl von Ergänzungen und Modifikationen durch Kommentare, durch Erläuterungen von Simulationen und durch zusätzliche Analysen. Im Ergebnis waren die Berechnungen nur noch von denjenigen Experten zu verstehen, die sie erstellt hatten.

Prozesse müssen transparent sein

Die Suche nach einem Tool, um die Arbeit der Investitionsplaner zu unterstützen, ging mit anderen Aktivitäten mit der Zielsetzung einher, die Managementprozesse im Unternehmen zu standardisieren und weniger komplex zu gestalten. KGHM ist ein börsennotiertes Unternehmen, daher sollten die Prozesse transparent und auch für Kapitaleigner verständlich sein.

Wir benötigten daher ein Tool, welches die Umsetzung der Investitionsrichtlinien sowie das Nachhalten der Ergebnisse unterstützt. Wir haben nach einem Programm Ausschau gehalten, das die Entwicklung komplexer technologischer Projekte samt detaillierter Spezifikation zulässt, gleichzeitig jedoch schnelle Antworten in Bezug auf die Wirtschaftlichkeit der Projekte liefert sowie Sensitivitätsanalysen erleichtert.

Die Standardisierung der Investitionsbeurteilung ist uns dank der Implementierung des Programms Invest for Excel von Datapartner Oy aus Finnland gelungen. Die Software wurde in allen Werken im 3. Quartal 2007 implementiert und wir heute von mehr als 100 Mitarbeitern genutzt.

Die Finanzplanung bei KGHM deckt einen Zeitraum von fünf Jahren ab, wobei die Investitionen im laufenden sowie im folgenden Geschäftsjahr detailliert analysiert werden. Nicht selten überschreitet die Umsetzung der geplanten Maßnahmen jedoch den Zeitraum von fünf Jahren. Die Investitionsrechnung liefert einen klare Übersicht der Daten und Fakten, welche für die Entscheidung über einzelne Investitionen erforderlich sind. 

Welche Auswirkungen hat die Einführung von Invest for Excel?

Investitionsbeurteilungen erfolgen in einem Standardformat innerhalb des Programms. Diese Vorlage wurde im Rahmen einer offiziellen Investitionsrichtlinie im Unternehmen eingeführt. Einige Entscheidungen von geringerer Tragweite können vor Ort auf Basis einfacher Excel-Berechnungen gefällt werden, aber für alle größeren Projekte ist die Standardmethodik mit Invest for Excel, eine Sensitivitätsanalyse und das Reporting der Ergebnisse zwingend notwendig.

Die sachgerechte Nutzung des Tools erfordert von den Anwendern ein ökonomisches Grundwissen, das Programm führt Schritt für Schritt durch die Anwendung. Der große Vorteil ist, dass das Programm in die weit verbreitete Microsoft Excel-Umgebung eingebettet ist, dies erlaubt u.a. eigene Berechnungen in Excel mit dem Programm zu verknüpfen.

Das Programm hindert die Nutzer daran, nicht erwünschte „Kreativität" in die Investitionsrechnungen einfliessen zu lassen. Dadurch ist die Transparenz um ein Vielfaches höher im Vergleich zu den früheren Berechnungen in Excel. Wir wissen, worauf wir achten müssen, wenn wir Investitionsanträge bzw. Investitionsvorschläge von unseren dezentralen Abteilungen beurteilen. Die einheitliche Struktur der Dateien und die Sicherheit, dass die Daten alle in der gleichen Weise verarbeitet werden (die Formeln sind gegenüber Änderungen geschützt) beschleunigt die Verifizierung der Projektinhalte sehr und erleichtert deren Vergleich ganz erheblich. Die Nutzer schätzen das Programm Invest for Excel. Die Umstellung von der früheren Praxis erfordert nur geringen Aufwand.

Kriterien zur Auswahl der neuen Software

KGHM hat mehrere Lösungsalternativen untersucht. Das ausgewählte Programm hat uns dadurch überzeugt, dass es sich um ein ausgereiftes Produkt handelt, welches seit vielen Jahren in vergleichbaren Unternehmen eingesetzt wird und über Hunderte guter Referenzen in mehr als 25 Ländern verfügt. Letztlich waren für die Auswahl die Kriterien Funktionalität, Referenzen, Einfachheit und Schnelligkeit der Implementierung sowie last but not least der Preis entscheidend.

Ein weiterer Vorteil ergab sich dadurch, dass wir das Programm testen konnten - das Programm ist fertig und repräsentiert einen Standard. Wir haben auch geprüft, ob wir das Tool intern entwickeln, um ganz spezifische Anforderungen umzusetzen - aber dies wäre ein umfangreiches Projekt geworden.

Ein weitere Alternative, die wir geprüft haben, war die Nutzung der Investitions-Module im ERP-System. Diese sind nicht jedoch nicht in der Lage, die Anforderungen in Bezug auf Flexibilität und Sensitivitätsanalysen zu erfüllen. Wir bevorzugen die Microsoft Excel-Umgebung wegen ihrer Verbreitung, ihrer Flexibilität und den Vorkenntnissen der Mitarbeiter.

Wir haben uns für ein Produkt entschieden, das alle unserer funktionalen Anforderungen erfüllt und welches einfach zu implementieren war, dies nicht nur mit Blick auf die technischen Aspekte, sondern auch hinsichtlich Anwenderunterstützung und Training. Der Hersteller führte während der Implementierungsphase ein-tägige Trainings  durch - was ausreichte um das Programm nutzen zu können. 

Erfolg der Implementierung

Zwei Jahre nach Implementierung der Software sind wir überzeugt, dass wir eine perfekte Auswahl in Bezug auf die Standardisierung des Investitionsprozesses innerhalb der gesamten Organisation getroffen haben. Wir verfügen über ein Tool, welches unseren Investitions-, Produktions- und Technikspezialisten große Flexibilität in der Modellierung der Projekte bietet und gleichzeitig den Managern die gewünschte Transparenz liefert. Das Programm stellt eine Brücke zwischen den Spezialisten und dem Management her, wenn es um die Bewertung von Investitionsvorhaben im Unternehmen geht.

Weitere Informationen:

Datapartner, Director International Operations, Malgorzata Jargan, +358 19 5410 121
ap invest Dipl.-Kfm. A. Platz, Tel. +49 (0) 6196 528 416, www.ap-invest.de