In English - Auf Deutsch - Suomeksi - På svenska - Polski - Česky - По Русски - Español - Български
DataPartner
Uutiset
News
Case Study: Miten investointien kannattavuuslaskenta yhtenäistetään koko organisaatiossa
9.11.2010
"Kaksi vuotta on kulunut ohjelmiston käyttöönotosta ja olemme mielestämme tehneet täydellisen valinnan. Investointien kannattavuuslaskenta tapahtuu yhtenäisesti koko organisaatiossa.”
Puolan johtava controllerlehti ''Controlling i Rachunkowość Zarządcza” julkaisi numerossa 11/2009 artikkelin Invest for Excelin käyttöönotosta. Lue kiinnostava yhteenveto casesta, jonka tekijä on KGHM Polska Miedź S.A.n investointitiimi:
Case Study: Miten investointien kannattavuuslaskenta yhtenäistetään koko organisaatiossa
KGHM Polish Copper (KGHM Polska Miedź S.A.) on Puolan taloudelle strategisesti merkittävä yritys. Varapääjohtaja Maciej Tyburan mukaan KGHM tavoittelee 1,9 miljardin zlotyn (noin 500 miljoonan euron) nettovoittoa ja 9 miljardin zlotyn (noin 2,4 miljardin euron) tuloja vuonna 2009. KGHM on maailman yhdeksänneksi suurin kuparin ja kolmanneksi suurin hopean tuottaja. Yritys on perinteikäs, kokenut ja sillä on lukuisia alansa saavutuksia.
KGHM konsernin palveluksessa on yli 28.000 henkilöä ja se on Ala-Sleesian alueen suurin työllistäjä. Yrityksen ydinliiketoimintoja ovat pääasiassa kuparimalmin louhinta, kuparin tuotanto sekä jalometallien ja muiden rautaa sisältämättömien metallien tuotanto.
Yritys tähtää merkittäväksi, maailmanlaajuiseksi kuparin tuottajaksi, jonka vuosittainen kuparin tuotanto kasvaa noin 700 tuhanteen tonniin. Uusien projektien läpivienti tulee maksamaan arviolta 19,8 miljardia zlotyä (5,2 miljardia euroa) kymmenen vuoden aikana. Vuosien 2009-2018 strategia perustuu viidelle pilarille: 1) Tuottavuuden parantaminen, jolla pyritään pysäyttämään tuotannon yksikkökustannusten kasvu, 2) resurssipohjan kehittäminen, 3) tulolähteiden monipuolistaminen, mikä edellyttää jatkuvia investointeja telekommunikaatioalalla ja asteittaista mukaantuloa energiasektorille, 4) alueellinen tuki ja 5) organisaation osaamisen ja valmiuksien kehittäminen.
Tässä kirjoitelmassa teemme katsauksen investointien arviointiin KGHM:ssä ja vastaamme kysymykseen, miten prosessia on kehitetty.
Tyypillisiä investointiprojekteja
KGHM:llä on oma kuparimalmiesiintymä ja integroitu tuotantorakenne, joka koostuu kolmesta kaivoksesta, kolmesta kuparisulattamosta ja näitä tukevista toiminnoista. Investointien suunnittelu on perustana kaikille strategisille päätöksille.
Jotta kustannuskehityksen suunta saadaan kääntymään yrityksen on jatkuvasti etsittävä ratkaisuja, joiden avulla tuotantotehokkuutta parannetaan. Investointiosastojen tehtävänä on valmistella toteutettavuuslaskelmia, jotka liittyvät eri tarkoituksiin – uuteen teknologiaan, kuten malmin mekaaniseen louhintaan tarkoitettuihin erikoislaitteisiin ja erityisten sulatusuunien rakentamiseen; nykyisen infrastruktuurin modernisoimiseen, kaivoskoneiden uusimisen tehostamiseen; tuotannon menetelmien ja organisoinnin optimointiin. Miten näin monenlaiset pääoman käyttöön liittyvät päätökset saadaan tehokkaasti käsiteltyä?
Laskentaan ei ollut optimaalista ratkaisua
Useiden vuosien ajan yritys teki laskelmia Comfar -nimisellä taulukkolaskentaohjelmalla, jonka takana on YK:n alainen, kehitys- ja siirtymätalousmaissa teollista kehitystä tukeva erikoisjärjestö UNIDO. Mitään virallista mallia ei ollut, vaan laskelmat perustuivat vuosien varrella kehittyneeseen käytäntöön.
Taulukkoihin oli laskelman tekijän mahdollista lisätä mitä tahansa, jolloin lisäyksiä oli muiden vaikea seurata ja mikä myös hidasti johtoryhmän analysointityötä. Projektien kasvaessa kävi yhä haastavammaksi jäljittää toisaalta alkuperäistä laskelmaa ja toisaalta skenaarioita, etenkin kun laskelmia valmisteli useampi henkilö. Huolimatta yhteisestä sopimuksesta käyttää mallia siihen liitettiin kommentteja, simulaatiomuokkauksia ja laajoja analyysejä. Tämä johti siihen, että laskelmat olivat selviä vain asiantuntijoille ja laskelman tekijöille itselleen.
Hallinnollisten menettelytapojen on oltava avoimia
Hallintoprosessien yhtenäistämiseen tähtäävät toimenpiteet olivat linjassa investointitiimien omille pyrkimyksille löytää tiimien työtä tukeva työväline. KGHM on pörssiyhtiö ja hallinnollisten menettelytapojen on oltava avoimia, läpinäkyviä ja osakkeenomistajille helposti ymmärrettäviä. Yrityksessä oli tarve työvälineelle, jolla investointien suunnitteluohjeistuksen noudattamista kyettäisiin johdonmukaisesti seuraamaan. Ohjelmiston pitäisi paitsi mahdollistaa monimutkaisten teknisten hankkeiden kehittämisen yksityiskohtaisine erittelyineen, myös antaa nopean vastauksen projektin kannattavuudesta ja helpottaa herkkyysanalyysien tekoa.
Uusi ratkaisu
Investointilaskelmien yhtenäistäminen toteutui, kun suomalaisen Datapartner Oy:n kehittämä Invest for Excel -ohjelmisto otettiin käyttöön jokaisella toimialalla kolmannella vuosineljänneksellä vuonna 2007. Tällä hetkellä työvälineellä on yli 100 käyttäjää.
Investointibudjetti kattaa viisivuotiskauden, mutta tulevan vuoden investointeja pidetään tärkeimpinä ja ne analysoidaan yksityiskohtaisesti. Investointien toteuttaminen kestää usein yli viisi vuotta. Kannattavuusanalyysi antaa selkeän yleiskuvan edellytyksistä, jotka johtavat investointipäätökseen.
Mitä vaikutuksia käyttöönotolla on?
Investointien kannattavuuslaskelmat toteutetaan lähtökohtaisesti Investin vakiomallilla ja sen käyttö on osa organisaation virallistettua toimintatapaa. Jotkut osastotason päätökset voivat perustua tavanomaisiin Excelillä tehtyihin laskelmiin, mutta kaikissa suuremmissa projekteissa vaaditaan Investillä tehdyt laskelmat, herkkyysanalyysit ja tulosraportoinnit.
Käyttäjillä pitää olla jonkin verran taloudellista osaamista, jotta työvälinettä voi käyttää kunnolla, mutta ohjelmisto kyllä opastaa askel askeleelta. Merkittävä etu on siinä, että Invest on ohjelmoitu Microsoft Excel ympäristössä ja omat tiedostot voi linkittää Excel -tiedostoihin.
Työväline ei salli oman “luomiskyvyn” käyttöä kannattavuuslaskelmien muotoilussa. Läpinäkyvyys on paljon parempi verrattuna aiemmin esitettyihin Excel -laskelmiin. Nyt me investointitiimissä tiedämme, mihin kiinnittää huomiota, kun tarkastelemme eri puolilla yritystä tehtyjä investointiehdotuksia. Projektien arviointi nopeutuu todella paljon ja vertailu helpottuu, kun tiedostojen rakenne on sama ja voimme olla varmoja, että tiedot on laskettu samalla tavalla (kaavoja ei voi muuttaa). Käyttäjätkin pitivät vakio-ohjelmistosta. Vanhojen tapojen muuttaminen ja uudella työvälineellä aloittaminen ei vienyt kauaa.
Peruste uuden ratkaisun valinnalle
KGHM:ssä punnittiin useita ratkaisuja. Valittu ehdotus on vakuuttanut meidät. Invest on valmis ohjelmistotuote, joka on vuosia toiminut vastaavilla teollisuudenaloilla ja sillä on satoja hyviä referenssejä yli 25 maassa. Lopullisessa valinnassa arviointikriteerimme olivat toiminnallisuus, referenssit, käyttöön oton helppous ja nopeus, sekä hinta.
Lisäetu oli, että saatoimme testata ohjelmistoa, koska se oli valmis ja vakioitu. Harkitsimme työvälineen kehittämistä yrityksen sisällä omien erityisten suuntaviivojemme mukaisesti, mutta se olisi ollut pitkäaikainen projekti.
Eräs vaihtoehto, jota harkitsimme, oli investointimodulien käyttö ERP -systeemissä, mutta taulukkolaskentaan verrattuna ne eivät olisi täyttäneet joustavuuden ja herkkyysanalyysien vaatimuksia. Me pidimme parempana Microsoft Excelin ympäristöä, sen suosion, joustavuuden ja käyttäjien taitojen takia.
Loppujen lopuksi valitsimme tuotteen, joka vastasi niitä vaatimuksia, joita meillä oli käyttöominaisuuksien ja käyttöönoton helppouden suhteen, eikä vain teknisessä mielessä vaan myös käyttäjätukea ja koulutusta silmälläpitäen. Ohjelmistotoimittaja tarjosi koulutustilaisuuksia käyttöönoton aikana. Se oli riittävää, jotta pystyimme aloittamaan ohjelmiston käytön omin voimin.
Käyttöönoton onnistuminen
Kaksi vuotta on kulunut ohjelmiston käyttöönotosta ja olemme mielestämme tehneet täydellisen valinnan. Investointien kannattavuuslaskenta tapahtuu yhtenäisesti koko organisaatiossa. Meillä on työväline, joka sallii investointien, tuotannon ja teknologian asiantuntijoille todella joustavan tavan tehdä mallinnuksia ja samalla laskelmat ovat läpinäkyviä johtoryhmille. Ohjelmisto tarjoaa sillan asiantuntijoiden ja yrityksen johdon välille, kun he arvioivat investointien kannattavuutta.
Lisätietoja: Datapartner Oy, puh. 019 54 10 110.