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Cómo estandarizar los estudios de viabilidad de inversiones en el conjunto de una organización

Autor: equipo de inversiones de KGHM Polish Copper

Noviembre de 2009

Este estudio de caso se publicó en forma de artículo en la principal revista de economía de Polonia: Control y dirección financiera estratégica (Controlling i Rachunkowość Zarządcza) en noviembre de 2009.

KGHM Polish Copper SA es una empresa de gran importancia estratégica para la economía de Polonia. Según las declaraciones del vicepresidente de la empresa, Maciej Tybura, KGHM tiene previsto obtener unos beneficios netos de 1.900 millones de PLN, con unos ingresos superiores a los 9.000 millones de PLN en 2009. KGHM es el noveno productor de cobre y el tercer mayor productor de plata del mundo. Se trata de una empresa con una profunda tradición, una rica experiencia y una historia repleta de éxitos. 

Con más de 28.000 empleados, el grupo KGHM es la empresa con más trabajadores de la región de la Baja Silesia. La principal actividad de la empresa es la extracción de cobre, la producción de cobre y la producción de metales preciosos y otros materiales no ferrosos.

Con la aplicación de su estrategia de desarrollo, KGHM se convertirá en el principal productor de cobre del mundo e incrementará la producción hasta las 700.000 toneladas. Los gastos totales de la ejecución de los nuevos proyectos ascenderán probablemente a los 19.800 millones de PLN en un plazo de 10 años. La estrategia de cara al período 2009-2018 se sustenta en cinco pilares:

1) Mejora de la productividad, con el objetivo de frenar el aumento de los costes unitarios de producción

2) Crecimiento de la base de recursos 

3) Diversificación de las fuentes de ingresos, un objetivo que requiere una inversión continua en el sector de las telecomunicaciones y una entrada gradual en el sector energético

4) Asistencia regional

5) Desarrollo de conocimientos y capacidades en el conjunto de la organización.

En este estudio, presentamos un breve resumen del proceso de evaluación de las inversiones en KGHM y, además, explicamos cómo se materializó la mejora en este aspecto de la gestión.

Proyectos de inversión habituales

KGHM posee sus propias reservas de cobre y una estructura de producción integrada, que consta de tres minas, tres fundiciones de cobre y diferentes delegaciones de apoyo a las actividades principales. La planificación de las inversiones es la piedra de toque de todas las decisiones estratégicas de la empresa.

 

La portada de la revista Controlling and Financial Strategic Management, en la que se publicó este estudio

Para invertir la tendencia alcista de los costes, es necesario buscar constantemente soluciones que permitan mejorar la eficiencia de la producción. La obligación de los departamentos de inversión de la empresa es elaborar estudios de viabilidad en diferentes categorías, lo que incluye las nuevas tecnologías, como las combinadas para la extracción mecánica de los metales y la construcción de un horno rápido, la modernización de las infraestructuras existentes (lo que incluye la sustitución de las máquinas de extracción) y la optimización de los procedimientos y la organización de producción. ¿Cómo podemos integrar un abanico tan variado de tareas de presupuestos de capital en un proceso plenamente eficaz?

La hoja de cálculo, una solución poco adecuada

Durante muchos años, la empresa ha realizado los cálculos en una hoja de cálculo basándose en la metodología UNIDO. Sin ninguna plantilla oficial, los cálculos se basaban en las prácticas consolidadas en la organización a lo largo de los años.

Las hojas de cálculo permitían a sus autores introducir cualquier dato, lo que dificultaba el control por parte de otras personas y el análisis de los miembros del consejo de administración. A medida que los proyectos iban creciendo, resultaba cada vez más difícil realizar un seguimiento de la situación de base y los escenarios, sobre todo cuando eran varios usuarios los que preparaban los cálculos. A pesar del consenso en torno a la necesidad de utilizar la plantilla, también se introducían comentarios adicionales, modificaciones en las simulaciones o análisis en profundidad. Por este motivo, solo los expertos y los autores de los cálculos lograban comprender los archivos.

Transparencia en los procedimientos de la organización

Además de buscar una herramienta para ayudar a los equipos de inversión, se realizaron otras acciones pensadas para estandarizar los procesos de gestión de la empresa. KGHM es una empresa cotizada en bolsa, por lo que sus procedimientos deben ser transparentes y estar a disposición de los accionistas.

Necesitábamos una herramienta que permitiera aplicar y realizar un buen seguimiento de los criterios sobre planificación de inversiones. Buscábamos un programa que nos permitiera desarrollar proyectos tecnológicos complejos con un buen nivel de detalle de las especificaciones, pero que a la vez nos ayudara a determinar la rentabilidad del proyecto y facilitara el análisis de sensibilidad.

Selección de la solución

La estandarización de los cálculos de las inversiones pudo conseguirse gracias al software Invest for Excel, desarrollado por la empresa finesa DataPartner Oy. La herramienta se desplegó en todas las delegaciones del grupo en el tercer trimestre de 2007 y la utilizan actualmente más de 100 usuarios.

En KGHM, los presupuestos de capital abarcan un período de 5 años, aunque las inversiones del año siguiente se consideran siempre más importantes y se analizan con mayor detalle. Las realizaciones de las inversiones superan a menudo los 5 años. El análisis de rentabilidad presenta un resumen claro de los requisitos previos a la decisión de inversión.

Efectos de la implantación

Ahora, los estudios de viabilidad de una inversión se elaboran en el formato estándar del programa, que es la plantilla introducida a través de un procedimiento oficial de la empresa. Algunas decisiones propias de cada delegación continúan basándose en cálculos de Microsoft Excel, pero todos los grandes proyectos deben procesarse con el método de cálculo, el análisis de sensibilidad y los informes de resultados comunes.

Para utilizar la herramienta correctamente, los usuarios deben tener ciertos conocimientos de economía, aunque el programa ofrece ayuda paso a paso. La gran ventaja es que está programado en el conocido entorno de Microsoft Excel, lo que permite asociar archivos Excel propios.

La herramienta no deja margen para la creatividad en la formulación de los cálculos de rentabilidad. La transparencia es muy superior en comparación con los cálculos realizados anteriormente en hojas de cálculo Excel. Ahora sabemos qué aspectos merecen más atención al revisar las propuestas de inversión que recibimos de las diferentes delegaciones de la empresa. El hecho de disponer de una misma estructura de archivo y de saber con seguridad que los datos se calculan de la misma forma (ya que las fórmulas no son editable) acelera enormemente la verificación de los proyectos y facilita su comparación. Los usuarios del software valoran muy positivamente el programa estándar. Necesitamos un cierto tiempo para abandonar las antiguas prácticas y empezar a usar la nueva herramienta a fondo.

Criterios de selección de la solución

KGHM valoró varias soluciones. La propuesta seleccionada nos convenció porque ofrecía un producto de software terminado que llevaba varios años funcionando en sectores similares y que tenía excelentes referencias en más de 25 países. En el momento de la selección definitiva, los criterios de evaluación fueron la funcionalidad, las referencias, la facilidad y la velocidad de despliegue y el precio.

Otra ventaja importante fue que pudimos probar el programa, porque ya estaba comercializado y tenía un formato estándar. Nos planteamos la opción de desarrollar la herramienta internamente, según nuestros criterios propios, pero el proyecto se hubiera alargado mucho en el tiempo.

Una de las alternativas valoradas fue utilizar los módulos de inversión del sistema ERP, pero en comparación con las hojas de cálculo, no eran tan flexibles ni permitían los análisis de sensibilidad. Finalmente, nos decidimos por el entorno Microsoft Excel, por su popularidad, su flexibilidad y por los conocimientos de los usuarios.

En definitiva, elegimos un producto que respondía a nuestras exigencias de funcionalidad y que era fácil de desplegar, no solo en el aspecto técnico, sino también desde el punto de vista del usuario y de la formación. En la fase de despliegue, el proveedor ofreció sesiones de formación, una formación que nos permitió empezar a utilizar el programa por nuestra cuenta.

Las claves del éxito

Dos años después de empezar a utilizar el software, creemos que ha sido la elección perfecta para estandarizar los estudios de viabilidad de las inversiones en toda la organización. Ahora disponemos de una herramienta que permite a los especialistas en inversiones, producción y tecnología elaborar modelos con una gran flexibilidad y que, a la vez, ofrece a los equipos de dirección unos cálculos transparentes. El software ejerce de puente entre los especialistas y los directivos de la empresa a la hora de evaluar la rentabilidad de las inversiones.

 

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